Ringkasan Buku Sistem Informasi Manajemen Jilid 1 Macleod (BAB2)

BAB 2 MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya.

Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan tertentu, dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapat melaksanakan aktivitas ini. Lingkungan kemudia menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa.

Delapan Elemen Lingkungan

Lingkungan suatuperusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari keragamaan ini dengan mengidentifikasikan delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini adalah :

1.      Masyarakat

2.      Pemasok

3.      Pelanggan

4.      Pemegang saham atau pemilik

5.      Serikat pekerja

6.      Masyarakat keuangan

7.      Masyarakat global

Arus Sumber daya Lingkungan

Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen sumber daya ini melalui arus sumber daya. Sumber daya mengalir ke perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan, dan kembali kepada elemen-elemen tersebut. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan.

KEUNGGULAN KOMPETITIF

Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalu banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan lavarage di pasar. Manajer perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

Sistem Nilai

Sepuluh atau dua puluh tahun yang lalu, mungkin sudah cukup bagi manajemen untuk berkonsentrasi menciptakan rantai nilai perusahaan. Namun sekarang manajemen menyadari keunggulan tambahan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan dengan rantai nilai organisasi lain. Kaitan rantai nilai beberapaperusahaan disebut sistem nilai.

Sebuah perusahaan dapat mengaitkan rantai nilainya dengan rantai nilai pemasoknya dengan menerapkan sistem yang membuat sumber daya input tersedia saat dibutuhkan. Perusahaan juga dapat mengaitkan rantai nilainya dengan rantai nilai para anggota saluran distribusinya. Contohnya adalah perusahaan penerbangan yang mengijinkan biro-biro perjalanan wisata mengakses sistem pemesanan terkomputerisasi perusahaan penerbangan tersebut untuk memudahkan mereka memesan tempat di penerbangan tersebut bagi para penumpang.

Bila para pembeli produk perusahaan itu juga merupakan organisasi, rantai nilai mereka juga dapat dikaitkan dengan rantai nilai perusahaan dan para anggota salurannya. Contohnya, produsen obat-obatan dapat menempelkan label harga eceran pada produknya sebelum pengiriman, sehingga para pengecer tidak perlu mengeluarkan biaya untuk label harga.

Arus yang sangat sering mencakup arus informasi dari pelanggan, arus material kepada pelanggan, arus uang kepada pemegang saham, arus mesin dari pemasok, dan arus kerja dari serikat pekerja. Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan.

Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggunaan sistem manajemen database, atau DBMS. Perusahaan beralasan bahwa jika mereka mengelola data dengan menerapkan DBMS yang berbasis komputer, berarti mereka juga akan mengelola informasi yang mereka miliki. Pandangan bahwa data dan iformasi adalah sumber daya yang perlu dikelola seperti sumber daya lain masih lazim dan merupakan pendekatan positif untuk penggunaan komputer. Namun, telah muncul pandangan tambahan lain, yaitu pandangan bahwa kita dapat mengelola informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi.

Jenis-jenis Sumber Daya Informasi

Sumber daya terdiri dari :

·         Perangkat keras komputer

·         Perangkat lunak komputer’spesialis informasi

·         Pemakai

·         Fasilitas

·         Database

·         Informasi

Ketika para manajer perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumber daya informasi.

Sejumlah perusahaan yang pertama menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan informasi di tangan suatu unit khusus yang terdiri dari para spesialis informasi. Unit ini, yang kita sebut jasa informasi, dikelola oleh seorang manajer yang berstatus wakil direktur. Praktek umum yang terjadi sekarang adalah membentuk jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dlam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif, yang membuat keputusan-keputusan penting perusahaan.

Chied Information Officer

CIO adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Istilah CIO memiliki pengertian lebih dari sekedar suatu gelar. Istilah ini memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manajer jasa informasi tingkat puncak. Seperti dimaksudkan oleh konsep tersebut, CIO, adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi perusahaan.

Seorang manajer jas ainformasi dapat berperan sebagai CIO dengan mengikuti saran-saran berikut:

·         Sediakan waktu bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajarai bisnisnya, bukan hanya teknologinya.

·         Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini; jangan menunggu hingga diundang

·         Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis

·         Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis

·         Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan

·         Jangan bersifat defensive

Meningkatnya Kerumitan Manajemen Informasi

Ketikaperusahaan semakin banyak memperoleh sumber daya informasi dan sumber daya tersebut tersebar diseluruh perusahaan, tugas manajemen sumber daya informasi menjadi lebih rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada puncak CIO, tetapi semua manajer dalam perusahaan tersebut.

PERENCANAAN STRATEGIS

Fungsi-fungsi ini dilaksanakan dalam urutan yang telah ditentukan, dnegan perencanaan sebabgai dasar semua aktifitas selanjutnya. Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan member perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan Strategi Fungsional

Suatu pendekatan bagi perencanaan fungsional adalah bahwa tiap bidang menetaokan rencananya sendiri terlepas dari yang lain. Namun, pendekatan ini tidak menjamin bahwa bidang-bidang tersebut akan bekerja sama sebagai rangkaian subsistem yang terpadu.

PERENCANAAN STRATEGIS SUMBER DAYA INFORMASI           

Selama beberapa tahun terakhir, jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhataian pada perencanaan strategis daripada sebagian besar bidang yang lain. Istilah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi.

Transformasi Kumpulan Strategi

Ketika jasa informasi mulai mngembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diistilahkan dengan kumpulan strategi organisasi.

Kekurangan dasar dalam transformasi kumpulan strategi adalah kenyataan bahwa bidang-bidang fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan. Namun, pendekatan ini masih dipakai bahkan oleh perusahaan-perusahaan yang sangat berhasil.

Pendekatan SPIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi atau SPIR. Ketika perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan.

Isi dari Rencana Strategi Sumber Daya Informasi

Tiap perusahaan akan mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang memenuhi kebutuhannya sendiri. Namun, kita dapat mengidentifikasi sejumlah topic utama yang harus tercakup. Sebagai contoh bagaimana rencana tersebut dapat memenuhi kebutuhan subsistem CBIS tertentu, misalkan suatu sistem persediaan akan dimodifikasi agar memungkinkan pesanan pelanggan ditangani lebih cepat.

END0USER COMPUTING SEBAGAI MASALAH STRATEGIS

Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongn berdasarkan kemampuan komputer mereka.

Dua unsur penting menjadi cirri pada empat tingkatan kemampuan dari pemakai akhir. Pertama, semua tingkat memiliki kemampuan untuk mengembangkan berbagai aplikasi, dan kedua, tidak seorang pun yang merupakan anggota dari organisasi jasa informasi.

Jenis-jenis aplikasi pemakai akhir

Sejauh ini, EUC telah member dampak pada berbagai subsistem utama CBIS dalam tingkat yang beragam. Sebagian besar aplikasi end-user computing telah dibatasi pada:

·         Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relative mudah

·         Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan

Selama keragaman dalam dampak EUC berlanjut, yang memang seharusnya, akan selalu ada kebutuhan akan spesialis informasi.

Manfaat End-User Computing

EUC member manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama: EUC menyeimbangkan kemampuan pengembang dengan tantangan sistem, serta EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.

Menempatkan End-User Computing dalam Perspektif

End-user computing adalah suatu fenomena yang tidak akan hilang. Sebaliknya pengaruhnya akan semakin meningkat. Karena manfaat potensialnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan EUC untuk tumbuh dan berkembang.

Model IRM

Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah tetapi bekerja sama secara terkoordinasi.

1.  Lingkungan perusahaan. Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk mencapai kenunggulan kompetitif. Para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumber daya sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif.

2.  Eksekutif perusahaan. CIO disertakan dalam kelompok eksekutif  yang mengarahkan perusahaan mencapai tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah perencanaan strategis.

3.    Bidang fungsional. Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satu dari rencana fungsional ini adalah rencana strategis sumber daya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lain.

4. Sumber Daya Informasi. Rencana strategis sumber daya informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian sumber daya ini dipusatkan dalam jasa informasi, dansebagian didistribusikan di seluruh perusahaan dalam area pemakai.

      PENGARANG : MACLEOD

Ringkasan Buku Sistem Informasi Manajemen Jilid 1 Macleod (BAB 2)

BAB 2 MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya.

Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan tertentu, dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapat melaksanakan aktivitas ini. Lingkungan kemudia menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa.

Delapan Elemen Lingkungan

Lingkungan suatuperusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari keragamaan ini dengan mengidentifikasikan delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini adalah :

1.      Masyarakat

2.      Pemasok

3.      Pelanggan

4.      Pemegang saham atau pemilik

5.      Serikat pekerja

6.      Masyarakat keuangan

7.      Masyarakat global

Arus Sumber daya Lingkungan

Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen sumber daya ini melalui arus sumber daya. Sumber daya mengalir ke perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan, dan kembali kepada elemen-elemen tersebut. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan.

KEUNGGULAN KOMPETITIF

Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalu banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan lavarage di pasar. Manajer perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

Sistem Nilai

Sepuluh atau dua puluh tahun yang lalu, mungkin sudah cukup bagi manajemen untuk berkonsentrasi menciptakan rantai nilai perusahaan. Namun sekarang manajemen menyadari keunggulan tambahan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan dengan rantai nilai organisasi lain. Kaitan rantai nilai beberapaperusahaan disebut sistem nilai.

Sebuah perusahaan dapat mengaitkan rantai nilainya dengan rantai nilai pemasoknya dengan menerapkan sistem yang membuat sumber daya input tersedia saat dibutuhkan. Perusahaan juga dapat mengaitkan rantai nilainya dengan rantai nilai para anggota saluran distribusinya. Contohnya adalah perusahaan penerbangan yang mengijinkan biro-biro perjalanan wisata mengakses sistem pemesanan terkomputerisasi perusahaan penerbangan tersebut untuk memudahkan mereka memesan tempat di penerbangan tersebut bagi para penumpang.

Bila para pembeli produk perusahaan itu juga merupakan organisasi, rantai nilai mereka juga dapat dikaitkan dengan rantai nilai perusahaan dan para anggota salurannya. Contohnya, produsen obat-obatan dapat menempelkan label harga eceran pada produknya sebelum pengiriman, sehingga para pengecer tidak perlu mengeluarkan biaya untuk label harga.

Arus yang sangat sering mencakup arus informasi dari pelanggan, arus material kepada pelanggan, arus uang kepada pemegang saham, arus mesin dari pemasok, dan arus kerja dari serikat pekerja. Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan.

Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggunaan sistem manajemen database, atau DBMS. Perusahaan beralasan bahwa jika mereka mengelola data dengan menerapkan DBMS yang berbasis komputer, berarti mereka juga akan mengelola informasi yang mereka miliki. Pandangan bahwa data dan iformasi adalah sumber daya yang perlu dikelola seperti sumber daya lain masih lazim dan merupakan pendekatan positif untuk penggunaan komputer. Namun, telah muncul pandangan tambahan lain, yaitu pandangan bahwa kita dapat mengelola informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi.

Jenis-jenis Sumber Daya Informasi

Sumber daya terdiri dari :

·         Perangkat keras komputer

·         Perangkat lunak komputer’spesialis informasi

·         Pemakai

·         Fasilitas

·         Database

·         Informasi

Ketika para manajer perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumber daya informasi.

Sejumlah perusahaan yang pertama menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan informasi di tangan suatu unit khusus yang terdiri dari para spesialis informasi. Unit ini, yang kita sebut jasa informasi, dikelola oleh seorang manajer yang berstatus wakil direktur. Praktek umum yang terjadi sekarang adalah membentuk jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dlam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif, yang membuat keputusan-keputusan penting perusahaan.

Chied Information Officer

CIO adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Istilah CIO memiliki pengertian lebih dari sekedar suatu gelar. Istilah ini memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manajer jasa informasi tingkat puncak. Seperti dimaksudkan oleh konsep tersebut, CIO, adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi perusahaan.

Seorang manajer jas ainformasi dapat berperan sebagai CIO dengan mengikuti saran-saran berikut:

·         Sediakan waktu bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajarai bisnisnya, bukan hanya teknologinya.

·         Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini; jangan menunggu hingga diundang

·         Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis

·         Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis

·         Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan

·         Jangan bersifat defensive

Meningkatnya Kerumitan Manajemen Informasi

Ketikaperusahaan semakin banyak memperoleh sumber daya informasi dan sumber daya tersebut tersebar diseluruh perusahaan, tugas manajemen sumber daya informasi menjadi lebih rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada puncak CIO, tetapi semua manajer dalam perusahaan tersebut.

PERENCANAAN STRATEGIS

Fungsi-fungsi ini dilaksanakan dalam urutan yang telah ditentukan, dnegan perencanaan sebabgai dasar semua aktifitas selanjutnya. Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan member perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan Strategi Fungsional

Suatu pendekatan bagi perencanaan fungsional adalah bahwa tiap bidang menetaokan rencananya sendiri terlepas dari yang lain. Namun, pendekatan ini tidak menjamin bahwa bidang-bidang tersebut akan bekerja sama sebagai rangkaian subsistem yang terpadu.

PERENCANAAN STRATEGIS SUMBER DAYA INFORMASI           

Selama beberapa tahun terakhir, jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhataian pada perencanaan strategis daripada sebagian besar bidang yang lain. Istilah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi.

Transformasi Kumpulan Strategi

Ketika jasa informasi mulai mngembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diistilahkan dengan kumpulan strategi organisasi.

Kekurangan dasar dalam transformasi kumpulan strategi adalah kenyataan bahwa bidang-bidang fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan. Namun, pendekatan ini masih dipakai bahkan oleh perusahaan-perusahaan yang sangat berhasil.

Pendekatan SPIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi atau SPIR. Ketika perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan.

Isi dari Rencana Strategi Sumber Daya Informasi

Tiap perusahaan akan mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang memenuhi kebutuhannya sendiri. Namun, kita dapat mengidentifikasi sejumlah topic utama yang harus tercakup. Sebagai contoh bagaimana rencana tersebut dapat memenuhi kebutuhan subsistem CBIS tertentu, misalkan suatu sistem persediaan akan dimodifikasi agar memungkinkan pesanan pelanggan ditangani lebih cepat.

END0USER COMPUTING SEBAGAI MASALAH STRATEGIS

Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongn berdasarkan kemampuan komputer mereka.

Dua unsur penting menjadi cirri pada empat tingkatan kemampuan dari pemakai akhir. Pertama, semua tingkat memiliki kemampuan untuk mengembangkan berbagai aplikasi, dan kedua, tidak seorang pun yang merupakan anggota dari organisasi jasa informasi.

Jenis-jenis aplikasi pemakai akhir

Sejauh ini, EUC telah member dampak pada berbagai subsistem utama CBIS dalam tingkat yang beragam. Sebagian besar aplikasi end-user computing telah dibatasi pada:

·         Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relative mudah

·         Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan

Selama keragaman dalam dampak EUC berlanjut, yang memang seharusnya, akan selalu ada kebutuhan akan spesialis informasi.

Manfaat End-User Computing

EUC member manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama: EUC menyeimbangkan kemampuan pengembang dengan tantangan sistem, serta EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.

Menempatkan End-User Computing dalam Perspektif

End-user computing adalah suatu fenomena yang tidak akan hilang. Sebaliknya pengaruhnya akan semakin meningkat. Karena manfaat potensialnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan EUC untuk tumbuh dan berkembang.

Model IRM

Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah tetapi bekerja sama secara terkoordinasi.

1.  Lingkungan perusahaan. Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk mencapai kenunggulan kompetitif. Para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumber daya sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif.

2.  Eksekutif perusahaan. CIO disertakan dalam kelompok eksekutif  yang mengarahkan perusahaan mencapai tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah perencanaan strategis.

3.    Bidang fungsional. Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satu dari rencana fungsional ini adalah rencana strategis sumber daya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lain.

4. Sumber Daya Informasi. Rencana strategis sumber daya informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian sumber daya ini dipusatkan dalam jasa informasi, dansebagian didistribusikan di seluruh perusahaan dalam area pemakai.

      PENGARANG : MACLEOD

Ringkasan Buku Sistem Informasi Manajemen Jilid 1 Macleod (BAB6)

BAB 6Model Sistem Umum Perusahaan

PENDAHULUAN

Manager menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empat jenis model dasar  : Fisik, Naratif, Grafik, dan Matematika. Model umum perusahaan terdiri dari system fisik maupun system konsepsual. Sistem konsepsual terdiri dari data dan informasi yg mewakili system fisik.

Bagian integral dari system konsepsual adalah lingkaran umpan balik (feedback loop) dan mekanisme pengendalian. Konsep yg memungkinkan manager hanya melakukan aktivitas yg layak mendapat perhatian manajemen, disebut management by exception.

Karena model system umum perusahaan (general systems model of the firm) mewakili segala jenis organisasi dan menunjukkan bagaimana informasi digunakan dalam mengelula informasi, maka model ini merupakan peralatan yg berguna bagi pemecahan masalah.

MODEL

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah obyek atau aktifitas, yg disebut entitas (entity). Obyek atau aktifitas yg menyebabkan permasalahan adalah entitas.

Jenis-Jenis Model

Model Fisik adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi,

Model Naratif  menggambarkan entitasnya secara lisan  atau tulisan,

Model Grafik digunakan dalam rancangan system informasi

Model Matematika adalah semua rumus atau persamaan matematika, keunggulannya adalah ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek

Kegunaan Model

Keempat jenis model mempermudah pemahaman dan komunikasi. Model matematika, sebagai tambahan, menyediakan kemampuan prediksi

1.      Mempermudah Pengertian

2.      Mempermudah Komunikasi

3.      Memperkirakan Masa Depan

MODEL SISTEM UMUM

Buku ini mengambil suatu pendekatan umum dalam menjelaskan penggunaan computer dalam bisnis. Sarana yg kita gunakan sebagai dasar utama uraian kita disebut model system umum perusahaan.

Sistem Fisik

Sistem terbuka berhubungan dengan linkungannya, sedangkan system tertutup tidak. Sumber daya input datang dari linkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yg sama. Karena itu system fisik perusahaan merupakan system terbuka, yg berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

1.      Arus Material

2.      Arus Personil

3.      Arus Mesin

4.      Arus Uang

Sistem Konseptual

Sebagian system terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yg terdapat di dalam system. Lingkaran tersebut, yg dinamai lingkaran umpan balik. Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yg menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja system dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.

1.      Sistem Lingkaran Terbuka

2.      Sistem Lingkaran Tertutup

3.      Pengendalian Manajemen

4.      Pengolah Informasi

Dimensi-Dimensi Informasi

Ketika para manager menentukan output yg harus disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi.

1.      Relevasi Informasi yg relevansi jika berkaitan langsung dengan masalah yg ada

2.      Akurasi Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian system menambah biaya

3.      Ketepatan waktu informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum situasi kritis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang

4.      Kelengkapan Manajer harus mampu memperoleh informasi yg menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. Istilah kelebihan informasi (information overload) mengaki adanya bahaya dari informasi yg terlalu banyak. Manager menggunakan standar untuk mengendalikan system fisik dengan membandingkan kinerja actual, seperti yg dilaporkan pengolah informasi, dengan standar

Standar

Standar adalah ukuran kinerja yg dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah istilah spesifik. Manager menggunakan standar untuk mengendalikan system fisik dengan membandingkan kinerja actual, seperti yg dilaporkan pengolah informasi, dengan standar

Management By Exception

Management by exception adalah suatu gaya yg diikuti manager, yaitu manager terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yg dapat diterima. Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar :

1.      Manager tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yg berlangsung secara normal

2.      Karena lebih sedikit keputusan yg dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh

3.      Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yg tidak berjalan semestinya

Namun, terdapat pula sejumlah kendala yg harus diketahui :

1.      Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan

2.      Suatu system informasi yg memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan

3.      Perhatian harus terus diarahkan pada standar untu menjaga standar pada tingkat yg tepat

4.      Management tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat

Management by exception merupakan kemampuan dasar yg disediakan oleh CBIS.

Faktor Sukses Kritis

Konsep manajemen yg sama dengan management by exception disebut factor sukses kritis (critical success factor) – CSF. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yg berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Sistem informasi memungkinkan manager mengikuti CSF dengan melaporkan informasi tentang CSF. Konsep CSF sama dengan management by exception dalam hal ini memutuskan perhatian pada sebagian operasi perusahaan dari pada secara keseluruhan.

Arus Keputusan Modifikasi lain pada model umum diperlukan untuk mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah system fisik. Umpan balik dari manajer ke system fisik dinamakan keputusan untuk mencerminkan cara manajer mengubah kinerja system.

Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manager. Pengolah informasi dan manager bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.

Lingkungan

Bentuk terakhir dari model umum mengungkapkan bahwa sumber daya mengalir ke perusahaan dari lingkungan dan dari perusahaan kembali ke lingkungan.

PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM

Arus material yg melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yg dilaksanakan oleh para manajer, seperti yg digambarkan oleh model system umum, sangatlah jelas.

Pasar Swalayan

Semua sumberdaya fisik mengalir melalui system fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yg dijual. Arus uang ke pasar swalayan disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai, dan pemilik.

Proses transformasi eliputi pembukaan karton dan mengatur barang dagangan di rak. Elemen manajemen dalam system konseptual terdiri dari manager took dan para asisten manajer. Pengolah informasi adalah computer toko tersebut.

 Standar kinerja pasar swalayan itu ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan manajemen toko. Informasi ini berguna untuk memperkerjakan  dan menjadwalkan para pegawai agar dapat memberikan pelayanan yg memadai bagi pelanggan.

Kantor Pengacara

Sebuah kantor pengacara biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum professional yg telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktifitas mental dari pada fisik.

Setiap kantor pengacara merupakan suatu system fisik yg terkendali. Pada kantor yg besar pengendalian dilaksanakan oleh beberapa orang yg disebut partner. Tanggung jawab utama para partner adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.

Proses transformasi pada kantor pengacara adalah proses mengubah bahan mentah (klien dengan permasalahan hokum) menjadi produk jadi (klien yg masalah hukumnya terselesaikan) Transformasi ini dicapai oleh para pengacara, yg merupakan sumber daya terpenting bagi perusahaan. Model umum memberika suatu struktur bagi elemen-elemen dasar bagi setiap kantor-kantor pengacara.

MENEMPATKAN MODEL SISTEM UMUM DALAM KONTEKS

Nila sesungguhnya dari model system umum akan menjadi jelas ketika anda lulus dan menemukan karir anda. Model tersebut akan membantu anda menyesuaikan diri dengan perusahaan. Anda akan menggunakan model tersebut untuk tetap mengingat pada elemen-elemen yg diperlukan unit organisasi anda untuk mencapai tujuannya.

ISTILAH ISTILAH PENTING

-          Kuantitas Pemesanan Ekonomi (Economic Order Quantity-EOQ)

-          Model Matematika

-          Lingkaran Umpan Balik

-          Mekanisme Pengendalian

-          Sistem Lingkaran Terbuka

-          Sistem Lingkaran Tertutup

-          Pengolah Informasi

-          Kelebihan Informasi (Information Overload)

-          Tujuan

-          Standar

PENGARANG : MACLEOD