BAB 1 PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Perusahaan adalah suatu system yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu system konseptual. Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik. Aplikasi utama komputer yang pertama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain: sistem informasi manajemen (management information systems). Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan system berbasis komputer. Para spesialis ini mencakup analis sistem, pengelola database, spesialis jaringan, programmer dan operator.
Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi. Para eksekutif sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.
Manajer mengelola 5 jenis sumber daya utama:
1. Manusia
2. Material
3. Mesin (termasuk fasilitas dan energy)
4. Uang
5. Informasi
Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud; yang ada secara fisik dan dapat disentuh. Kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk menggambarkannya. Kita menggunakan istilah sumber daya konseptual untuk menggambarkan informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.
Manajemen Sumber Daya
Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaanya. Manajer meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis-sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.
Bagaimana Informasi Dikelola
Kita dapat melihat dengan mudah bagaimana manajer mengelola sumber daya fisik, tetapi manajemen juga mencakup pengelolaan sumber daya konseptual. Seluruh aktifitas ini memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut manajemen informasi.
Para manajer member perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi selama beberapa tahun terakhir ini karena dua alasan utama.
Meningkatnya Kerumitan Kegiatan Bisnis
Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar internasional, teknologi bisnis menjadi semakin rumit, batas waktu untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial.
Pengaruh Ekonomi Internasional Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relative mata uang tiap Negara.
Persaingan Dunia Perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya saja. Sebaliknya persaingan terjadi pada skala dunia. Dampak dari persaingan ini dapat dilihat pada impor dari luar negri.
Meningkatkan Kerumitan Teknologi Setiap hari kita melihat berbagai contoh teknologi dalam bisnis-bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan yang berbasis komputer, automated teller machine dan close circuit television di gedung-gedung parkir. Perusahaan melakukan investasi pada teknologi ini supaya mereka dapat melaksanakan operasi yang diperlukan.
Batas Waktu yang Semakin Singkat Semua tahap operasi bisnis sekarang ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Para wiranaga melakukan pemasaran melalui telepon untuk menghubungi pelanggan mereka dalam beberapa detik, perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke komputer lain.
Kendala-kendala Sosial Tidak semua tekanan mendukung produksi; sebagian malah mendorong non-produksi. Hal ini nyata pada produk dan jasa yang itdak diinginkan masyarakat. Keputusan-keputusan bisnis harus didasarkan pada factor-faktor ekonomis, tetapi keuntungan dan biaya sosial harus juga dipertimbangkan.
KEMAMPUAN KOMPUTER YANG SEMAKIN BAIK
Dalam hal ukuran dan kecepatannya, komputer-komputer tahun 1950an tampak seperti dinosaurus. Komputer-komputer ini ditempatkan dalam ruangan besar dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan. Umumnya pemakai tidak tahu cara meggunakan komputer dan takut untuk belajar. Tetapi bukan hanya manajer yang memperoleh manfaat dari SIM.non-manajer dan staf ahli juga menggunnakan output-nya. Para pemakai juga berada diluar perusahaan.
Kita mengetahui bahwa para pemakai komputer meliputi:
1. Manajer
2. Non-manajer
3. Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan
Namun dalam buku ini , kita akan menekankan penggunaan oleh manajer. Alasan pendekatan ini adalah tidak lama lagi kita akan menjadi seorang manajer, dan buku ini bertujuan mempersiapkan kita untuk menggunakan sumber daya komputer perusahaan.
Tingakatan manajemen manajer pada puncak hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Istilah komite eksekutif sering digunakan untuk menggambarkan seorang manajer pada tingkat perencanaan strategis. Di beberapa perusahaan, direktur dan sejumlah wakil direktu membentuk suatu eksekutif yang menangani masalah-masalah besar yang dihadapi perusahaan.
Bidang fungsional disamping berbagai tingkat organisasi tersebut, manajer terdapat dalam berbagai bidang fungsional perusahaan, tempat berbagai sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan. Tiga bidang fungsional yang tradisional adalah pemasaran, manufaktur dan manusia dan jasa informasi. Kita menggunakan istilah sumber daya informasi untuk menjelaskan sumber daya seperti peralatan komputer, program dan data yang tidak hanya berlokasi di unit jasa informasi tetapi juga di seluruh perusahaan.
Fungsi manajemen, pertama manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan. Kemudia mereka mengorganisasikan untuk mencapai rencanatersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan.h lima tahun terakhir ini.
Fungsi manajemen dan peran manajerial ini akan menjadi kerangka kerja yang bermanfaat saat merancang system informasi.
Keahlian manajemen. Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya orang-orang lain di unit daalam perusahaan dan dengan orang-orang diluar perusahaan.
Keahlian komunikasi. Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulias. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, dll. Komunikasi lisan terjadi pada saat rapat, saat menggunakan telepon, saat meninjau fasilitas dan selama acara makan bisnis serta berbagai kegiatan sosial.
Keahlian pemecahan masalah. Kita mendefinisikan pemecahan masalah sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan. Masalah biasanya dianggap sebagai sesuatu yang selalu buruk, Karena sangat sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan. Kita menyatukan usaha meraih kesempatan ke dalam pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah secaranegatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan perusahaan. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
PENGETAHUAN MANAJEMEN
Mengerti komputer. Pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini disebut mengerti komputer. Pengetahuan inni mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer.
Mengerti informasi. Selain mengerti komputer, manajer modern perlu mengerti informasi. Mengerti informasi meliputi pengertoan bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari proses pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh dan bagaimana berbagai informasi dengan orang lain.
MANAJER DAN SISTEM
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapain suatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu bidang fungsional cocok dengan definisi ini. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti telah kita bahas sebelumnya dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suat tujuan tertentu yang ditentukan oLeh pemilik atau manajemen.
Sistem Fisik dan Sistem Konseptual. Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik. Suatu system konseptual adalah system yang menggunakan sumber daya konseptual -informasi dan data- untuk mewakili suatu system fisik.
Pentingnya suatu pandangan system
Suatu pandangan system melihat operasi bisnis sebagai system-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer. Pandangan sistem ini:
1. Mencegah manajer tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama dari semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Member penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik
SUATU MODEL SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari bidang aplikasi berbasis komputer-SIA, SIM, DSS dan sistem berbasis pengetahuan.
ORGANISASI JASA INFORMASI
Perusahaan-perusahaan yang pertama menggunakan komputer menyadari perlunya membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab dalam menerapkan sistem. Departemen pengolahan data mula-mula merupakan bagian dari fungsi keuangan dan dibawah pengarahn salah satu pejabat keuangan perusahaan seperti controller.
KECENDERUNGAN MENUJU END-USER COMPUTING
Para spesialis informasi tidak selalu berperan serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Namun pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan, yang berpengaruh besar pada penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minta pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini adalah end-user computing. EUC adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.
Hal-hal yang mendorong end-user computing:
· Meningkatnya pengetahuan tentang komputer
· Antrian jasa informasi
· Perangkat keras yang murah
· Perangkat lunak jadi
MENJUSTIFIKASI CBIS
Tanpa memandang apakah spesialis informasi atau pemakai yang mengembangkan aplikasi, CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan. Walau komputer tidak mrmotong biaya administrasi seperti yang direncanakan, keberhasilan yang lebih berarti tercapain dalam pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik-mencapai peningkatan efisiensi atau pengurangan investasi. Waktu yang dicurahkan untuk merancang berbagai sistem komputer membuat sistem-sistem itu kebihefisiendari pendahulunya, sistem manual. Salah satu aplikasi komputer pertama adalah pengendali persediaan, dan perusahaan umumnya dapat mengurangi investasi persediaan mereka dengan mengkomputerisasikan catatan persediaan. Justifikasi komputer menjadi semakin sukar bangkitnya sistem-sistem yang berorientasi informasi. SIM atau DDS dapat menghasilkan laporan yang berharga.
MENCAPAI CBIS
Dalam beberapa hal tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organism hidup-lahir, tumbuh, menjadi matang, berfungsi, dan akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup sistem, dan terdiri dari tahap-tahap berikut:
· Perencanaan
· Analisis
· Rancangan
· Penerapan
· Penggunaan
MENEMPATKAN CBIS DALAM KONTEKS
Selama tahun-tahun awal komputer, perusahaan mempunyai pilihan untuk menggunakan alat elektronik tersebut atau tidak. Para manajer di sejumlahperusahaan yang mula-mula menggunakan komputer adalah orang-orang yang berpandangan jauh kedepan. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi dan menyediakan keahlian yang sangat beragam.
PENGARANG : MAC LEOD
Tidak ada komentar:
Posting Komentar