BAB 6Model Sistem Umum Perusahaan
PENDAHULUAN
Manager menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empat jenis model dasar : Fisik, Naratif, Grafik, dan Matematika. Model umum perusahaan terdiri dari system fisik maupun system konsepsual. Sistem konsepsual terdiri dari data dan informasi yg mewakili system fisik.
Bagian integral dari system konsepsual adalah lingkaran umpan balik (feedback loop) dan mekanisme pengendalian. Konsep yg memungkinkan manager hanya melakukan aktivitas yg layak mendapat perhatian manajemen, disebut management by exception.
Karena model system umum perusahaan (general systems model of the firm) mewakili segala jenis organisasi dan menunjukkan bagaimana informasi digunakan dalam mengelula informasi, maka model ini merupakan peralatan yg berguna bagi pemecahan masalah.
MODEL
Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah obyek atau aktifitas, yg disebut entitas (entity). Obyek atau aktifitas yg menyebabkan permasalahan adalah entitas.
Jenis-Jenis Model
Model Fisik adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi,
Model Naratif menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan,
Model Grafik digunakan dalam rancangan system informasi
Model Matematika adalah semua rumus atau persamaan matematika, keunggulannya adalah ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek
Kegunaan Model
Keempat jenis model mempermudah pemahaman dan komunikasi. Model matematika, sebagai tambahan, menyediakan kemampuan prediksi
1. Mempermudah Pengertian
2. Mempermudah Komunikasi
3. Memperkirakan Masa Depan
MODEL SISTEM UMUM
Buku ini mengambil suatu pendekatan umum dalam menjelaskan penggunaan computer dalam bisnis. Sarana yg kita gunakan sebagai dasar utama uraian kita disebut model system umum perusahaan.
Sistem Fisik
Sistem terbuka berhubungan dengan linkungannya, sedangkan system tertutup tidak. Sumber daya input datang dari linkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yg sama. Karena itu system fisik perusahaan merupakan system terbuka, yg berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
1. Arus Material
2. Arus Personil
3. Arus Mesin
4. Arus Uang
Sistem Konseptual
Sebagian system terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yg terdapat di dalam system. Lingkaran tersebut, yg dinamai lingkaran umpan balik. Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yg menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja system dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.
1. Sistem Lingkaran Terbuka
2. Sistem Lingkaran Tertutup
3. Pengendalian Manajemen
4. Pengolah Informasi
Dimensi-Dimensi Informasi
Ketika para manager menentukan output yg harus disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi.
1. Relevasi Informasi yg relevansi jika berkaitan langsung dengan masalah yg ada
2. Akurasi Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian system menambah biaya
3. Ketepatan waktu informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum situasi kritis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang
4. Kelengkapan Manajer harus mampu memperoleh informasi yg menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. Istilah kelebihan informasi (information overload) mengaki adanya bahaya dari informasi yg terlalu banyak. Manager menggunakan standar untuk mengendalikan system fisik dengan membandingkan kinerja actual, seperti yg dilaporkan pengolah informasi, dengan standar
Standar
Standar adalah ukuran kinerja yg dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah istilah spesifik. Manager menggunakan standar untuk mengendalikan system fisik dengan membandingkan kinerja actual, seperti yg dilaporkan pengolah informasi, dengan standar
Management By Exception
Management by exception adalah suatu gaya yg diikuti manager, yaitu manager terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yg dapat diterima. Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar :
1. Manager tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yg berlangsung secara normal
2. Karena lebih sedikit keputusan yg dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yg tidak berjalan semestinya
Namun, terdapat pula sejumlah kendala yg harus diketahui :
1. Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan
2. Suatu system informasi yg memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untu menjaga standar pada tingkat yg tepat
4. Management tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat
Management by exception merupakan kemampuan dasar yg disediakan oleh CBIS.
Faktor Sukses Kritis
Konsep manajemen yg sama dengan management by exception disebut factor sukses kritis (critical success factor) – CSF. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yg berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Sistem informasi memungkinkan manager mengikuti CSF dengan melaporkan informasi tentang CSF. Konsep CSF sama dengan management by exception dalam hal ini memutuskan perhatian pada sebagian operasi perusahaan dari pada secara keseluruhan.
Arus Keputusan Modifikasi lain pada model umum diperlukan untuk mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah system fisik. Umpan balik dari manajer ke system fisik dinamakan keputusan untuk mencerminkan cara manajer mengubah kinerja system.
Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manager. Pengolah informasi dan manager bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.
Lingkungan
Bentuk terakhir dari model umum mengungkapkan bahwa sumber daya mengalir ke perusahaan dari lingkungan dan dari perusahaan kembali ke lingkungan.
PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Arus material yg melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yg dilaksanakan oleh para manajer, seperti yg digambarkan oleh model system umum, sangatlah jelas.
Pasar Swalayan
Semua sumberdaya fisik mengalir melalui system fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yg dijual. Arus uang ke pasar swalayan disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai, dan pemilik.
Proses transformasi eliputi pembukaan karton dan mengatur barang dagangan di rak. Elemen manajemen dalam system konseptual terdiri dari manager took dan para asisten manajer. Pengolah informasi adalah computer toko tersebut.
Standar kinerja pasar swalayan itu ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan manajemen toko. Informasi ini berguna untuk memperkerjakan dan menjadwalkan para pegawai agar dapat memberikan pelayanan yg memadai bagi pelanggan.
Kantor Pengacara
Sebuah kantor pengacara biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum professional yg telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktifitas mental dari pada fisik.
Setiap kantor pengacara merupakan suatu system fisik yg terkendali. Pada kantor yg besar pengendalian dilaksanakan oleh beberapa orang yg disebut partner. Tanggung jawab utama para partner adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.
Proses transformasi pada kantor pengacara adalah proses mengubah bahan mentah (klien dengan permasalahan hokum) menjadi produk jadi (klien yg masalah hukumnya terselesaikan) Transformasi ini dicapai oleh para pengacara, yg merupakan sumber daya terpenting bagi perusahaan. Model umum memberika suatu struktur bagi elemen-elemen dasar bagi setiap kantor-kantor pengacara.
MENEMPATKAN MODEL SISTEM UMUM DALAM KONTEKS
Nila sesungguhnya dari model system umum akan menjadi jelas ketika anda lulus dan menemukan karir anda. Model tersebut akan membantu anda menyesuaikan diri dengan perusahaan. Anda akan menggunakan model tersebut untuk tetap mengingat pada elemen-elemen yg diperlukan unit organisasi anda untuk mencapai tujuannya.
ISTILAH ISTILAH PENTING
- Kuantitas Pemesanan Ekonomi (Economic Order Quantity-EOQ)
- Model Matematika
- Lingkaran Umpan Balik
- Mekanisme Pengendalian
- Sistem Lingkaran Terbuka
- Sistem Lingkaran Tertutup
- Pengolah Informasi
- Kelebihan Informasi (Information Overload)
- Tujuan
- Standar
PENGARANG : MACLEOD
Tidak ada komentar:
Posting Komentar